Il concetto di Area Vasta

L’Area Vasta è un livello amministrativo responsabile della pianificazione e gestione:

• del territorio;
• delle risorse su quel territorio;
• dei rapporti con gli enti territoriali.

La riforma è stata introdotta con la
Legge N.56 del 7.04.2014:
«Disposizioni sulle città metropolitane, sulle Province, sulle unioni e fusioni di comuni»

Finalità Istituzionali degli enti di Area Vasta

1. cura dello sviluppo strategico del territorio metropolitano;
2. promozione e gestione integrata dei progetti, dei servizi, delle infrastrutture e delle reti di comunicazione delle Città Metropolitane;
3. cura delle relazioni tra più PP AA all’interno dell’Area Vasta

Il processo di trasformazione digitale nelle PP AA

Il miglioramento della qualità e dell’inclusività dei servizi pubblici digitali costituisce la premessa indispensabile per l’incremento del loro utilizzo da parte degli utenti, siano questi cittadini, imprese o altre PP AA. Il processo di trasformazione digitale è promosso dal Piano Triennale per l’Informatica.

Componenti tecnologiche coinvolte nel piano di trasformazione digitale:

1. il miglioramento della qualità dei servizi digitali;
2. la valorizzazione dei dati pubblici;
3. l’evoluzione delle piattaforme delle PP AA;
4. lo sviluppo delle infrastrutture digitali;
5. l’aumento del livello di interoperabilità;
6. la garanzia sulla sicurezza dei servizi.

Overview del Manuale per il monitoraggio del Piano strategico digitale

Cosa prevede il Piano di monitoraggio?

1. individua la metodologia di project management;
2. individua il ruolo del Project Manager a supervisione del piano di monitoraggio del progetto;
3. individua gli strumenti di project management;
4. individua i piani di risk management e risk assessment.

Finalità di ITACA

• promuovere la digitalizzazione dei servizi pubblici all’interno dell’Area Vasta di Siracusa;
• favorire il coinvolgimento dei cittadini nel rapporto con le PP AA.

Il piano di monitoraggio

Raccoglie le informazioni utili a comprendere come monitorare lo sviluppo del progetto e del processo di digitalizzazione

Contenuto del Manuale per il Monitoraggio

Il Manuale del Piano di Monitoraggio è suddiviso nei seguenti capitoli:

• il processo di trasformazione digitale nelle PP AA;
• il monitoraggio dei progetti all’interno delle PP AA;
• le metodologie di project management per la gestione dei progetti nelle PP AA;
• strumenti e best practice per la gestione dei progetti nelle PP AA;
• principali cause di insuccesso nel monitoraggio dei progetti nelle PP AA.

Una volta introdotto il processo di trasformazione digitale, in cui il progetto ITACA si colloca per rinnovare le componenti tecnologiche coinvolte, si introduce il concetto di monitoraggio dei progetti.
Per comprendere come esso si integra nell’ambito del project management, è fornita una chiara metodologia che utilizza gli strumenti adeguati.

Finalità del Manuale per il monitoraggio

Trasferire ai destinatari il know how relativo alle azioni di monitoraggio dei progetti da intraprendere
In particolare:

1. impiegare gli strumenti e le metodologie di project management sia a breve che a lungo termine;
2. impiegare il monitoraggio per il tracciamento dell’avanzamento dei progetti in termini di tempi e costi;
3. impiegare il monitoraggio per rilevare problemi o ritardi nelle fasi del progetto.

Il monitoraggio dei progetti all’interno delle PP AA

Il monitoraggio si riferisce all’osservazione, tracciamento e valutazione continua del progresso di un progetto in relazione ai suoi obiettivi e indicatori prestabiliti. Prima di iniziare il monitoraggio, è essenziale scomporre il progetto in obiettivi chiari e realistici e identificare gli indicatori appropriati per valutare il suo avanzamento. Il monitoraggio rientra nelle 4 fasi del progetto:

1. avvio: definizione degli obiettivi del progetto;
2. pianificazione: suddivisione del progetto in fasi o iterazioni;
3. esecuzione: inizio dei lavori sulle attività pianificate;
4. chiusura: revisione dei risultati e degli obiettivi raggiunti.

Il monitoraggio dei progetti all’interno delle PP AA – I KPI per il tracciamento dello stato dei progetti

I KPI, Key Performance Indicator, sono una metrica utilizzata per valutare in che misura un’organizzazione, un dipartimento, un team o un individuo sta raggiungendo gli obiettivi chiave. È uno strumento di misurazione che aiuta le organizzazioni a monitorare i progressi verso gli obiettivi stabiliti. I KPI contribuiscono al raggiungimento dei risultati del progetto.
Per questo motivo, dovrebbero essere:

1. realistici: i KPI dovrebbero essere pertinenti allo scopo del progetto;
2. raggiungibili: i KPI non dovrebbero creare aspettative irreali o impossibili da soddisfare;
3. misurabili: sulla base dei dati raccolti, i KPI dovrebbero essere misurati in quanto consistono, appunto, in una misura.

Governance del processo di digitalizzazione

La governance rappresenta un sistema di gestione che valorizza il coinvolgimento e la collaborazione dei vari soggetti al fine di ottenere risultati più completi e soddisfacenti, concentrandosi non solo sulle formalità operative, ma anche sull’efficacia dei servizi forniti e sul miglioramento complessivo dell’operabilità. La dimensione operativa e gestionale dovrebbe individuare le modalità con cui il Responsabile per la Transizione Digitale coordina le attività di monitoraggio svolte dal project manager sul progetto. La dimensione della trasparenza e della partecipazione consiste nella disposizione di tutte le informazioni progettuali a tutti i partecipanti.

Le dimensioni rilevanti della governance

1. operativa e gestionale: include il monitoraggio degli obiettivi e la valutazione dei risultati ottenuti;
2. trasparente e partecipativa: include il coinvolgimento dei dipendenti e dei cittadini.

Le funzioni di governance sono svolte secondo i principi di correttezza, trasparenza ed equità e sono assegnate agli organi idonei per autonomia, poteri, competenze e responsabilità

Piano di Governance degli enti di Area Vasta

Definire un piano di governance per la gestione dei progetti all’interno delle PP AA in base alla natura più o meno collaborativa dell’ente pubblico, dovrebbe significare fare in modo che queste acquisiscano autonomia e praticità nella conduzione dei progetti.

Il piano di governance include la definizione di tre componenti:

1. strutturare una buona leadership;
2. possedere delle competenze specifiche;
3. lavorare in collaborazione.

Governance tra le PP AA

governance centralizzata: governance del singolo ente dell’Area Vasta;
governance collaborativa:(pubblico-pubblico): governance del singolo ente con altri enti nell’Area Vasta;
governance compartecipata:(pubblico-pubblico-privato): governance del singolo ente con altri enti dell’Area Vasta e altri enti privati.

Milestone

La governance sui progetti non dovrebbe fare riferimento ai singoli task sulle attività del progetto, ma alle milestone come traguardi a lungo termine che il progetto intende raggiungere.
Il conseguimento di una milestone definisce il completamento un evento significativo nel progetto ai fini del successo.

Le milestone aiutano il project manager a pianificare ed eseguire le fasi del progetto.
Le attività si riferiscono a qualsiasi azione o compito da svolgere all’interno del progetto e possono comprendere più task.
I task sono piccole unità di lavoro assegnate ad una risorsa nel progetto e con una scadenza specifica.

La milestone dovrebbe essere:

1. specifica: l’evento segnalato dovrebbe essere significativo;
2. raggiungibile: dovrebbe essere facile da raggiungere;
3. tracciabile: dovrebbe essere tracciabile in termini di tempo.

Piano di Governance degli Enti di Area Vasta – Governance Centralizzata

Il singolo ente, autonomo all’interno dell’Area Vasta, potrebbe implementare le metodologie di gestione dei progetti in maniera indipendente da altri enti territoriali e dunque, potrebbe non essere necessario che coinvolga direttamente altri enti dell’Area Vasta o i soggetti privati per prendere decisioni chiave relativamente al coordinamento del progetto.

Leadership

1. il project manager: definirebbe le milestone, gli obiettivi e il team di risorse coinvolte nel progetto;
2. il team di progetto: lavorerebbe sul progetto per il raggiungimento degli obiettivi e nel rispetto delle milestone;
3. team di comunicazione: comunicherebbe con gli stakeholder in merito ai risultati raggiunti.

Competenze

1. gestionali, ai fini di un controllo sulla pianificazione ed evoluzione del progetto;
2. operative, ai fini del raggiungimento degli obiettivi del progetto nel rispetto delle milestone.

Gli operatori all’interno del singolo ente dell’Area Vasta potrebbero collaborare tra di loro per il raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Piano di Governance degli Enti di Area Vasta – Governance pubblico-pubblico: Collaborativa

Questo rapporto di governance è quello che l’Area Vasta potrebbe stabilire ed esercitare nei confronti di ogni ente diversamente ordinato in base alle sue funzioni e poteri nel livello territoriale di competenza. L’Area Vasta potrebbe agire come un coordinatore nella governance degli enti territoriali che fanno parte della sua giurisdizione.

Ciclo di vita del progetto

• Il project manager definirebbe gli obiettivi realizzativi, i KPI per monitorare l’avanzamento e il team di risorse coinvolte nel progetto

Gestione dei piani del progetto

• Il project manager definirebbe le milestone , gli obiettivi e il numero di enti dell’Area Vasta che andrebbero coinvolti nel progetto interno

Competenze

1. Trasferimento di conoscenza interno e collaborativo: gli operatori possono scambiarsi a vicenda le conoscenze relative all’ambito procedurale, amministrativo o informativo del progetto
2. Trasferimento di conoscenza esterno e collaborativo: gli operatori possono ricevere una formazione adeguata da altri enti dell’Area Vasta per via diretta o indiretta

Piano di Governance degli Enti di Area Vasta – Governance pubblico-pubblico-privato: Compartecipata

Questo rapporto di governance è quello che più enti di Area Vasta potrebbero instaurare con altri soggetti privati, come startup, S.r.L, S.p.A o S.C.p.A, per la gestione dei progetti.

Ciclo di vita del progetto
In base ai rapporti di gestione del progetto definiti, il ciclo di vita del progetto potrebbe essere individuato all’interno del singolo ente e ne avrebbe visione anche il project manager del soggetto privato

Leadership
Il project manager definirebbe le milestone, gli obiettivi realizzativi, i KPI, il team di risorse coinvolte

Competenze
I soggetti privati coinvolti potrebbero sostenere gli enti dell’Area Vasta nell’acquisizione delle competenze tramite:

Formazione offerta da figure aziendali per il raggiungimento delle competenze da acquisire per la gestione dei progetti
Consulenza progettuale relativamente alla natura del progetto

Metodologie di project management per la gestione dei progetti nelle PP AA

Nel monitoraggio dei progetti, è reputata essenziale l’applicazione di metodologie di project management volte a strutturare il percorso di svolgimento del progetto, sin dalla pianificazione fino alla fase di valutazione dei risultati.

I tre pilastri del project management

1. Persone: insieme di risorse coinvolte nel progetto
2. Processi: insieme di attività da pianificare, eseguire e monitorare
3. Tecnologie: insieme di tecnologie utili per la realizzazione dei progetti

Quali vantaggi derivano dall’applicazione di una metodologia di project management?

• Pianificazione strutturata
• Assegnazione delle risorse
• Gestione dei rischi
• Monitoraggio regolare
• Rispetto del budget

Metodologie di project management per la gestione dei progetti nelle PP AA – Il ruolo del project manager

La figura di spicco che risulta necessaria nell’applicazione delle suddette strategie, è quella del Project Manager, ruolo professionale che opera con precisi schemi e metodologie applicabili a vari ambiti.

Cosa fa il project manager?

1. pianifica e definisce gli obiettivi del progetto;
2. crea un piano di progetto che include budget e scadenze;
3. assegna i compiti ai membri del team e ne monitora l’avanzamento;
4. comunica con gli stakeholder e tiene tutti i partecipanti informati sullo stato di avanzamento;
5. risolve eventuali problemi o ostacoli che si presentano durante l’avanzamento del progetto.

Inoltre, nell’ambito della valutazione e gestione dei rischi, attraverso il monitoraggio sull’andamento del progetto nelle fasi più critiche, il project manager riesce ad identificare i rischi che limitano l’avanzamento delle attività e impediscono al progetto di raggiungere gli obiettivi prefissati

Metodologie di project management per la gestione dei progetti nelle PP AA – Le cinque dimensioni di un progetto

Portata e Qualità

1. La portata definisce cosa dovrebbe essere realizzato. È la chiara e dettagliata. Definizione degli obiettivi, dei deliverable e dei requisiti di progetto.
2. La qualità rappresenta il livello di eccellenza che si cerca di raggiungere nei deliverable di progetto. Garantire la qualità significa soddisfare o superare le aspettative degli stakeholder.

Tempi e costi

Definire una pianificazione accurata, con scadenze chiare e milestone, è essenziale per monitorare e rispettare i tempi del progetto. Il costo rappresenta tutte le risorse finanziarie necessarie per completare il progetto.

Rischi

Includere una gestione dei rischi efficace permette di verificare, valutare e affrontare le potenziali minacce al progetto. Un’analisi ben strutturata dei rischi si basa sullo sviluppo dei piani di risk management e risk assessment.

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